Zarówno w pracy biurowej, jak i zdalnej czy hybrydowej spotkania stanowią platformę, za pomocą której ludzie rozwiązują problemy, uzgadniają działania i szukają nowych sposobów na realizację zadań. Są także świetną okazją do podkreślenia przez liderów swoich umiejętności przywódczych i komunikacyjnych… W teorii. Jak pewnie sami tego doświadczyliście, wiele spotkań nie spełnia tych założeń, marnotrawi czas i powoduje frustrację uczestników. 

Niektóre organizacje próbują opanować ten problem, wprowadzając „dni bez spotkań”. W ten sposób dają ludziom możliwość podejmowania własnych decyzji oraz ulepszają sposób planowania i prowadzenia spotkań. W najlepszym przypadku spotkania są celowe, integracyjne (z udziałem osób, które rzeczywiście muszą na nich być) i partycypacyjne. Jak najlepiej wykorzystać swój czas i energię oraz znacząco zwiększyć jakość spotkań w Twojej firmie?

Poniżej kilka praktycznych wskazówek. 

Zadbaj o jasny cel 

Jeśli chcesz, aby Twoje spotkanie miało wyraźniejszy cel, podejmij konkretne działania.

Poproś wcześniej o zgłaszanie sugestii do agendy. Unikaj zakładania, że wszyscy zgadzają się z porządkiem spotkania. Zachęcaj ludzi do zgłaszania punktów do agendy i sugestii przed spotkaniem. Podnosi to jakość dyskusji i zwiększa zaangażowanie grupy.

Wyjaśnij, dlaczego spotkanie jest ważne. Podczas spotkania opisz znaczenie, istotność i pilność dyskusji w odniesieniu do strategii organizacji i jej działań. Mów wprost o tym, co chcesz osiągnąć, używając stwierdzeń takich jak: „Chciałbym, aby to spotkanie przybliżyło nas do…” czy „Mamy do podjęcia ważną decyzję w związku z…”.

Mądrze korzystaj z sygnałów od uczestników spotkania

Spotkania są pełne sygnałów i wskazówek dotyczących zainteresowań i intencji innych osób. Wielu menedżerów nie korzysta jednak z okazji, aby świadomie generować własne sygnały, ponieważ brakuje im przygotowania i samoświadomości. Nie udaje im się również uchwycić tego, co zostało powiedziane (lub zasugerowane) podczas spotkania.

Wszyscy widzieliśmy kiedyś osobę na „autopilocie”. Jej umysł jest gdzie indziej, gdy powtarza to, co wydarzyło się na poprzednim spotkaniu lub planuje następne. Z czasem zachowanie takich osób powoduje, że współpracownicy stają się sfrustrowani lub, co gorsza, rozczarowani ich wkładem. Postaraj się, aby każdy na spotkaniu miał przypisaną rolę oraz możliwość wypowiedzi, aby uniknąć, szczególnie na większych spotkaniach, efektu „zombie” ‒ wyłączona kamerka i mikrofon. 

Warto też ustalić w organizacji ogólną etykietę spotkań i dokładnie określić, kiedy kamerka może być wyłączona i kiedy ktoś może zrezygnować z uczestniczenia w spotkaniu.

Zarządzaj sobą w danej chwili

Spotkania mogą być emocjonalnym rollercoasterem, zwłaszcza jeśli występują na nich decydenci, a nastroje są napięte. Komentarz lub sugestia ze strony członka zespołu może wywołać silną reakcję, w tym frustrację, niepewność co do swojego stanowiska lub złość. Wyzwanie polega na tym, aby zachować na tyle opanowania, by móc myśleć jasno i skutecznie się komunikować. Unikaj przesadnych reakcji, które mogą pozostać w pamięci innych osób i wymazać wiele pozytywnych osiągnięć.

Gdy zrobi się gorąco, możesz podejmować decyzje dotyczące zarządzania sobą poprzez:

• jasne określenie tego, na czym się skupiasz. Jeśli masz jasność co do tematów, na których naprawdę Ci zależy ‒ i uważasz, że grupa powinna się nimi interesować ‒ będziesz bardziej selektywny w wyborze bitew, które należy stoczyć, a których unikać;
• przewidywanie bodźców. Spisz listę tematów („Musimy coś zrobić z naszą obsługą klienta”), wydarzeń („Za każdym razem, gdy próbowaliśmy wprowadzić na rynek nowy produkt, wszystko kończyło się niepowodzeniem”) lub osób („Zawsze, gdy mi przerywają…”), które wywołają w Tobie reakcję emocjonalną. Następnie opracuj listę bardziej konstruktywnych odpowiedzi („To było w przeszłości, teraz jesteśmy inną organizacją”);
• etykietowanie reakcji. Kiedy odczuwasz reakcję emocjonalną, oznacz ją (w głowie) tak, jakbyś był bezstronną osobą trzecią. Zwróć uwagę na to, na czym się koncentrujesz i jak się czujesz, uznając jednocześnie swoje ograniczenia (tzw. meta-świadomość). Pomocne może okazać się stworzenie dystansu, nawet w danej chwili ‒ wyjrzenie przez okno, wypicie szklanki wody, kontrolowanie oddechu lub skupienie się fizycznie (stopy prostopadle do podłogi, siedzenie prosto);
• ponowne skupienie uwagi. Przypomnij sobie o swoich ambicjach i koncentracji, a następnie spróbuj zmienić kierunek dyskusji, skupiając uwagę na różnych sposobach rozwiązania omawianych kwestii.

Dzięki temu będziesz mógł bardziej strategicznie zaplanować swoją obecność i postawę na spotkaniu, zamiast dać się pochłaniać emocjom. Z pewnością nie chodzi o nadmierne planowanie do tego stopnia, by stać się sztywnym podczas samego spotkania. Praktykowanie powyższych taktyk pomoże Ci raczej w bardziej celowym działaniu i w większym stopniu przyczyni się do tego, że będziesz w stanie wnieść do dyskusji swoje najlepsze „ja”.

Komunikacja zdalna

W związku z tym, że znaczna część komunikacji odbywa się dzisiaj za pomocą kanałów zdalnych, poniżej znajdziesz praktyczną ściągę z utrzymywania koncentracji odbiorców ‒ możesz ją sobie przykleić do monitora komputera. 

Moduluj swój głos. Zwróć uwagę na jakość swojego dźwięku i głosu. Należy starać się utrzymywać równe tempo i unikać monotonnego tonu, wprowadzając modulacje. Pamiętaj koniecznie, aby Twój mikrofon działał i był odpowiednio oddalony od twarzy ‒ nie ma nic gorszego niż konieczność domyślania się, co ktoś miał na myśli, gdyż połowa treści została nie usłyszana przez problemy techniczne. 

Ogranicz formalności do minimum. Należy utrzymać uwagę słuchaczy, ograniczając czas wypowiedzi każdej osoby do 10 minut i robiąc przerwy na pytania. Nie spędzaj znacznej części spotkania na przechodzeniu przez agencję, zamiast tego skup się na pokazaniu wysokopoziomowych celów spotkania i oczekiwanych rezultatów. 

Wprowadzaj emocje. Używanie słów nacechowanych emocjami pomaga słuchaczom zrozumieć intencje i nastawienie innych osób oraz nadać sens docierającym do nich sygnałom dźwiękowym i mikroreakcjom mowy ciała. 

Zaangażuj słuchaczy. Nie pozwalaj sobie na długie monologi. Zachęcaj słuchaczy do odgrywania aktywnej roli, przekazując głos i przydzielając każdej osobie temat do omówienia lub prosząc o opinię w celu podjęcia decyzji. 

Udostępniaj dokumenty wcześniej. Zapewnij uczestnikom możliwość zapoznania się z materiałami przed spotkaniem, aby w jego trakcie mogli skupić się na dyskusji, a nie procesowaniu nowych informacji. 

Nie zakładaj, że milczenie oznacza zgodę. W komunikacji wirtualnej wchodzą w grę opóźnienia na łączach czy problemy techniczne. Po swoich wypowiedziach stosuj pauzy, aby inni mogli włączyć się do dyskusji bez dyskomfortu wchodzenia komuś w słowo. 

Zadbaj o swoje otoczenie. Twoje tło w kamerce może być zbyt rozpraszające i powodować, że odbiorcy będą tracili uwagę. Uporządkuj przestrzeń wokół siebie i potraktuj ją i niemal jak plan filmowy: zadbaj o kadr, oświetlenie i dźwięk!

Niezależnie od tego, czy powyższe wskazówki były Ci znane, czy dopiero uświadomiłeś sobie pewne aspekty ‒ zachęcam Cię do przeglądu swoich spotkań z zeszłego tygodnia i krótkiej analizy wyżej wymienionych kwestii. Wprowadzaj drobne zmiany i obserwuj, jak inni na nie reagują. Zapewniam Cię, że im mniej bezsensownych spotkań z tygodniu, tym więcej przestrzeni zyskasz na pracę głęboką, a Twoi współpracownicy będą Ci wdzięczni za działanie, które pozwala wszystkim odzyskać czas i uniknąć zbędnych frustracji. Powodzenia!